A gestão de documentos diz respeito aos cuidados que mantêm os arquivos sempre organizados, seguros e disponíveis no acervo das entidades e órgãos públicos. O bom gerenciamento desses arquivos evita atrasos na conclusão das tarefas e garante agilidade nos trâmites do processo administrativo.
Porém, muitas entidades e órgãos públicos ignoram a importância dessa prática e cometem alguns erros cruciais, que comprometem a segurança e integridade dos documentos. Listamos cinco deles considerados comuns:
Sabendo que os ataques cibernéticos estão crescendo cada vez mais no Brasil e no mundo, a segurança das informações torna-se um ponto essencial de cuidado e atenção. É preciso certificar-se que apenas pessoas autorizadas terão acesso aos arquivos, sejam digitais ou físicos.
Utilizar senhas e acessos através de permissões, além do cuidado com elementos naturais que possam danificar arquivos impressos, são dicas essenciais. Além disso, o descarte adequado dos arquivos evita o uso indevido de informações.
Armazenar arquivos na própria entidade significa precisar alocar algum espaço específico. Quando não se tem um local destinado a esses documentos, é comum que eles misturem-se com outros papéis de diferentes origens.
Além disso, manter esse local organizado, garantindo a limpeza e conferindo as condições nas quais os arquivos estão guardados, facilitam a melhor identificação dos processos.
Utilizar apenas documentos impressos compromete a segurança das informações arquivadas e utilizadas diariamente na entidade, tendo em vista perdas e extravios. As informações eletrônicas, por sua vez, otimizam o tempo, aumentam a produtividade das rotinas administrativas, reduzem custos com impressão e compra de papel e ainda contribuem com o meio ambiente.
Além da digitalização dos documentos, é essencial armazenar os arquivos em um software confiável que os mantenham organizados, seguros e disponíveis para acesso.
Acidentes acontecem em qualquer tipo de administração, isso quer dizer que sua entidade não está livre deles. Portanto, para garantir uma maior segurança, é essencial criar cópias digitais de todos os arquivos além de sincronizar os dados em mais de um aparelho eletrônico.
A grande quantidade de arquivos que transitam diariamente requer uma melhor organização. Às vezes, devido à correria, empilham-se papéis sem criar uma categoria para eles, antes mesmo de enviá-los. O resultado desse improviso é a perda do controle da informação.
Por isso, é necessário identificar os arquivos da melhor forma, criando também uma ordem cronológica para eles, além de atentar-se às datas (emissão, vencimento). Outro fator que melhora essa organização é o uso de ferramentas que auxiliam na visualização desses processos.
Para auxiliar o seu município a evitar tais erros, a Aspec Informática desenvolveu uma tecnologia que proporciona agilidade no gerenciamento da tramitação dos processos. O Aspec Protocolo realiza o acompanhamento de documentos que circulam nas Prefeituras e Câmaras, desde o seu cadastramento até a sua eliminação. O software ainda permite efetuar a consulta e abertura de processos, proporcionando maior agilidade e melhor comunicação entre os setores da entidade pública. Clique aqui e conheça mais sobre o sistema.
Fonte: UOL, Netscan Digital, Docusign, Riotron
Aspec Informática
Atua há mais de 25 anos no desenvolvimento de sistemas para o setor público, contemplando especificamente Prefeituras, Câmaras, Autarquias e Fundos Especiais. Os sistemas de gestão pública desenvolvidos pela Aspec oferecem aos municípios, simultaneamente, praticidade nas tarefas operacionais e atendimento à legislação.
Sistema Aspec, contabiliza na parte orçamentária, financeira , patrimonial e em diversos software de controle interno , confiança, agilidade e segurança , planejamento e facilidade operacional .
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