A Gestão de Processos vai mudar a sua rotina de trabalho

A organização deve fazer parte do dia a dia de qualquer empresa, entidade ou órgão público. Para isso, uma série de medidas devem ser tomadas para que se alcance um padrão e qualidade necessários para o bom desempenho das tarefas.

A gestão de processos trata-se de um conjunto de atividades para identificar, documentar, executar, monitorar, controlar e analisar os diversos processos necessários ao bom funcionamento das atividades. Esse tipo de gestão impõe aos líderes que repassem aos seus colaboradores, padrões e etapas que devem ser seguidos, no intuito de otimizar o trabalho e melhorar a comunicação entre os setores.

Quais os benefícios desse modelo?

• Rapidez nas tomadas de decisões;
• Flexibilização de processos internos e externos;
• Diminuição de custos;
• Melhor comunicação entre os setores;
• Melhor aproveitamento do tempo;
• Maior qualidade no ambiente de trabalho;
• Melhorias contínuas.

 

Como implantar a gestão de processos na prática?

 

Elabore um mapa de processos

Esse será o primeiro passo que deverá seguir! Esta é a etapa de avaliação do setor, para compreender melhor as demandas recorrentes e como elas podem ser melhoradas. Através de um mapa será possível definir padrões e observar os pontos fortes e fracos.

Alguns passos necessários para a criação do mapa de processo são: identificação do problema, discussão de atividades envolvidas, definição de começo e término, definição e sequenciamento dos passos, desenho de um fluxograma e finalização.

 

Defina indicadores de desempenho (KPI)

Para analisar melhor como estão sendo realizados os processos, é necessário que haja uma avaliação. É preciso definir quais indicadores precisam ser acompanhados para que se possa realizar um monitoramento contínuo das atividades.

Existem diversos tipos de KPIs, dentre alguns deles podemos citar: de produtividade, de qualidade, de capacidade e estratégico.

 

Avalie as melhorias

Feito o mapeamento, as melhorias já podem ser pensadas. Nessa etapa devem ser avaliadas as mudanças que surtirão efeito diante daquilo que não está sendo positivo para a sua empresa, entidade ou órgão público.

A decisão deve ser tomada de acordo com dados de desempenho obtidos da implementação, buscando sempre melhorá-los.

 

Invista na comunicação interna

Para que a gestão de processos realmente dê resultados positivos, é preciso que toda a empresa compre a ideia. Por isso, é necessário desenvolver em todos os colaboradores a ideia da importância, além da realização de treinamentos, palestras e workshops no intuito de oferecer a qualificação necessária.

 

Utilize ferramentas de gestão

Há diversas ferramentas que podem e devem ser utilizadas como forma de contribuir para a gestão de processos no seu ambiente de trabalho. Entre elas estão:

Ciclo PDCA

Atua através das etapas planejar (avaliação e análise de processos), executar (aplicação das mudanças), checar (comparação de dados e planejamento) e agir (se positivas, as mudanças passam a ser o padrão do processo).

 

Plataformas colaborativas

Permitem a distribuição de tarefas para as equipes que atuarão de forma conjunta. Além disso, as plataformas também permitem uma visão panorâmica do andamento das atividades, permitindo que sejam acompanhadas até mesmo em tempo real.

 

Checklists

Através de planilhas simples, a organização de dados coletados padronizados pode ser realizada.

 

Análise SWOT

Por meio de um conjunto de indicadores (forças, fraquezas, oportunidades e ameaças) você pode analisar melhor o seu ambiente e solucionar problemas.

 

Pronto, agora é com você! Ponha as dicas em prática e implemente a gestão de processos na sua rotina de trabalho.