Gestão de processos no setor público

6 de março de 2020 Planejamento e Contabilidade

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Ter uma boa gestão de processos é fundamental para o desenvolvimento do setor público. Para entidades públicas de uma forma geral, uma gestão de processos eficaz otimiza custos, fator bastante importante no atual momento de instabilidade financeira vivida pelos municípios brasileiros.

Entretanto, nem sempre é dada a devida importância ao gerenciamento de processos e rotinas na gestão pública. Por causa disso, é comum a presença de atendimentos ineficientes, estruturas internas pouco otimizadas e fluxos de trabalho burocráticos, fatores estes que não contribuem para a circulação eficiente de recursos e informações.

O que é?

Uma gestão de processos eficiente no setor público envolve monitoramento, identificação e uma melhora dos fluxos de trabalho existentes. É um tipo de gerenciamento que tem como objetivo principal modificar e otimizar os processos de entidades e órgãos públicos, para que tornem-se eficazes.

Além disso, é um procedimento que visa excluir ou modificar etapas consideradas lentas ou desnecessárias. A gestão de processos é uma das principais maneiras para atingir a excelência no serviço público.

Quais os desafios e o impacto no setor público?

Os maiores desafios são a necessidade de alinhamento, cultura organizacional, investimentos, recursos financeiros e mão de obra. Legislações e etapas obrigatórias também acabam tornando-se desafios, pois fazem com que medidas transcorram de maneira mais lenta.

O aperfeiçoamento gerado pelo gerenciamento de processos impacta diretamente na parte operacional e também na parte estratégica de uma entidade ou órgão público. De uma maneira geral, há um aumento na agilidade e na qualidade dos serviços prestados à população.

Quais recursos utilizar?

Inúmeros recursos podem ser utilizados para qualificar a gestão de processos, podemos citar alguns:

Desenvolvimento de estratégias

Implementar processos mais eficientes é fundamental para o alinhamento interno. Portanto, ações que minimizem o maior número de riscos, visando a migração de processos lentos e ineficazes para processos mais ágeis e eficientes, devem ser utilizadas.

Além disso, recomenda-se:

  • mudar o foco dos procedimentos internos para o atendimento às demandas do cidadão;
  • eliminar perdas com lentidão, gargalos, retrabalho e atividades que não geram valor;
  • melhorar a comunicação entre as áreas;
  • automatizar o que for possível;
  • padronizar o atendimento.

Investimento em capacitação

Valorizar o profissional que se dedica diariamente é uma das medidas a serem tomadas, e isso torna-se possível através da capacitação. Treinamentos e cursos abordando conceitos e técnicas de gestão de processos vão fazer com que todos os profissionais se adaptem aos processos otimizados e, além disso, consigam contribuir com o setor que atuam na entidade ou órgão público.

Adoção de suporte tecnológico

O uso da tecnologia para automatizar processos é muito necessário, no intuito de reduzir cada vez mais atividades burocráticas, manuais e repetitivas. Ferramentas que aperfeiçoam os resultados por meio da otimização de processos são fortes aliadas.

Além de aumentar a produtividade e a consequente rapidez no fluxo de atividades, um sistema de gestão pública alinha um bom custo-benefício à modernização do município. Também proporciona uma maior transparência, gera mais segurança aos dados públicos e diminui o número de erros e retrabalho.

Confira 5 erros comuns na gestão de documentos públicos e saiba como evitá-los.

 

Aspec Informática

Atua há mais de 25 anos no desenvolvimento de sistemas para o setor público, contemplando especificamente Prefeituras, Câmaras, Autarquias e Fundos Especiais. Os sistemas de gestão pública desenvolvidos pela Aspec oferecem aos municípios, simultaneamente, praticidade nas tarefas operacionais e atendimento à legislação.