eSocial para Órgãos Públicos: Cronograma e detalhes importantes

25 de junho de 2021 Pessoal e RH

Instituído pelo Decreto nº 8.373/2014, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, popularmente conhecido como eSocial, tem como objetivo principal unificar o envio de informações dos empregados ao Governo. A medida substitui a antiga necessidade de preencher inúmeros formulários e declarações que eram entregues a diferentes entes.

Desde o ano de 2018 as empresas privadas utilizam o sistema para o envio de dados sobre os seus funcionários, obrigatoriamente. Agora chegou a vez da implantação do eSocial para Órgãos Públicos! O sistema de escrituração digital do Governo Federal reúne informações de caráter declaratório, constituindo um instrumento hábil para a exigência de tributos e encargos trabalhistas.

Sua obrigatoriedade em âmbito público, é válida para a administração direta e indireta, envolvendo órgãos públicos, autarquias, fundações públicas, empresas públicas, agências reguladoras e sociedades de economia mista. Dessa forma, todos que contratarem prestadores de serviços, pessoas físicas ou jurídicas, e possuírem alguma obrigação trabalhista, estatuária, tributária ou previdenciária, serão obrigados a enviar as informações decorrentes deste fato através do eSocial.

Afinal, quais informações serão exigidas e para onde elas serão enviadas?

A unificação ocasionada pelo eSocial para Órgãos Públicos une 15 obrigações que devem ser enviadas ao Governo Federal (Ministério do Trabalho, Previdência Social, Caixa Econômica Federal, Receita Federal):

  • GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
  • CAGED – Cadastro de Empregados e Desempregados, no intuito de controlar admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
  • RAIS- Relação Anual de Informações Sociais;
  • CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
  • CD – Comunicação de Dispensa;
  • LRE – Livro de Registro de Empregados;
  • CTPS Carteira de Trabalho e Previdência Social;
  • DIRF – Declaração do imposto de Renda Retido na Fonte;
  • PPP- Perfil Profissiográfico Previdenciário;
  • DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
  • QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
  • GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
  • MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
  • GPS – Guia da Previdência Social; e
  • Folha de Pagamento.

Qual o cronograma de implantação do eSocial?

Assim como aconteceu com as empresas e entidades privadas, o cronograma de implantação do eSocial para Órgãos Públicos será dividido em fases, organizadas desta forma:

1ª Fase – Data inicial: 21/07/2021 e Data final: 21/11/2021
Informações relativas aos órgãos, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas
Obs: o envio das informações constantes dos eventos da tabela S-1010 do leiaute do eSocial, deverá ocorrer até o dia 21 de abril de 2022.

2ª Fase – 22/11/2021
Informações relativas aos servidores e seus vínculos com os órgãos (eventos não periódicos). Ex: afastamentos, admissões e desligamentos.

3ª Fase – 22/04/2022
Envio das folhas de pagamento (de todo o mês de abril/2022)

Junho/2022 – Substituição da GFIP para recolhimento das Contribuições Previdenciárias.

Data a definir – Substituição da GFIP para recolhimento do FGTS

4ª Fase – 11/07/2022
Envio de dados de segurança e saúde no trabalho (SST)

Multas, penas e sanções por descumprimento

O eSocial não é uma nova obrigação tributária acessória, mas sim uma nova forma de cumprir as obrigações estatutárias, trabalhistas, previdenciárias e tributárias que já existem. Por isso, ele não altera as legislações específicas de cada área e sim cria uma forma única e simplificada de atendê-las.

Portanto, eventuais sanções por descumprimento da forma ou de prazos terão fundamentação jurídica na legislação já vigente: Lei nº 8.036/90, Lei nº 8.212/91 (Legislação Previdenciária), Decreto nº 99.684/90 (FGTS), MP nº 2.158-35/01, Lei nº 9.779/99 e Lei nº 12.873/13 (Legislação Fiscal), além dos seus respectivos estatutos.

Podemos citar alguns descumprimentos que resultam em penalidades:

  • Não informar alterações contratuais ou cadastrais;
  • Não informar afastamento temporário;
  • Não informar a admissão do trabalhador;
  • Não informar o ASO (atestado de saúde ocupacional);
  • Não informar sobre riscos;
  • CAT – sem emissão ou emissão atrasada.

Pontos cruciais que devem ser checados antes da implantação do eSocial

Antes de dar início a implantação do eSocial em Entidades Públicas, é necessário verificar se alguns detalhes importantes foram verificados:

  • Realização de diagnóstico prévio para saber a atual situação do órgão quanto à adaptação ao eSocial;
  • Verificação da qualificação cadastral dos trabalhadores. Os cadastros precisam estar completos;
  • Audição de processos e práticas nos setores trabalhista, previdenciário e fiscal, orientados para o eSocial;
  • Criação de equipe para implantação das sugestões das auditorias de processos e práticas;
  • Revisão de tabelas de cargos;
  • Revisão da tabela de rubricas, verificando as incidências de INSS, FGTS e IRRF;
  • Realização de treinamentos sobre eSocial para a equipe no intuito de conscientizar quanto aos requisitos do eSocial;
  • Contratação de um sistema apto

Como podemos perceber, o eSocial traz mudanças significativas e obrigatórias para Órgãos Públicos, por isso, é necessário que a gestão tenha atenção às informações e aos prazos de implantação, que serão iniciados em julho deste ano. Para mais informações, recomendamos o acesso ao Portal do Governo Federal.

Aspec Informática

Atua há mais de 25 anos no desenvolvimento de sistemas para o setor público, contemplando especificamente Prefeituras, Câmaras, Autarquias e Fundos Especiais. Os sistemas de gestão pública desenvolvidos pela Aspec oferecem aos municípios, simultaneamente, praticidade nas tarefas operacionais e atendimento à legislação.

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