Dúvidas Frequentes

Atendimento

O que significa código da entidade?

É um termo utilizado pelo nosso atendimento para identificar o seu ente público. Exemplo: CE 077, é o código da Prefeitura Municipal de Aracati.

O que é o acesso remoto nas nuvens?

É uma tecnologia que permite acesso remoto aos softwares, armazenamento de arquivos e processamento de dados via Internet. É uma alternativa de acesso a dados importantes que pode ser feita de qualquer computador, em qualquer lugar.

Comercial e Contratos

Onde encontram-se as certidões de débitos municipais?

Os documentos encontram-se disponíveis no site, em Certidões.

Para onde devem ser enviados os contratos?

Os contratos devem ser encaminhados diretamente para o e-mail contratos@aspec.com.br

Caso não seja cliente, como solicitar uma apresentação dos nossos produtos?

Ao final da página de cada sistema, haverá um botão Fale com o nosso Comercial. Ao clicar, você será direcionado(a) para a página de solicitação de apresentações. Também é possível acessar a página diretamente clicando neste link.

Por onde acompanhar o lançamento de novidades?

Por meio da página Conheça os nossos Destaques é possível acompanhar as nossas novidades, bem como o lançamento de novos produtos.

Cursos e Treinamentos

A Aspec oferece cursos?

Sim. Geralmente, os cursos oferecidos são destinados à clientes e costumam abordar temáticas que envolvem a gestão pública municipal e aplicação de atualizações em nossos softwares. Para ter acesso aos cursos disponíveis, acesse Benefícios > PEAC Aspec

Como funcionam os treinamentos oferecidos?

Ao contratar um software, sua entidade/órgão público terá direito a um treinamento gratuito. Após a utilização deste, disponibilizamos três tipos: online (gratuito), na Aspec (gratuito) e no ente Público (custeado pelo solicitante). Para agendar, acesse aspec.com.br/treinamentos.

Envio de Sugestões

Por onde realizar o envio de sugestões?

Para nos enviar sugestões, acesse aspec.com.br/contato/fale-conosco, selecione o assunto Sugestões/Reclamações, identifique-se e escreva a sua mensagem.

Financeiro

Como proceder em caso de bloqueio do sistema?

Deverá entrar em contato diretamente com o nosso setor financeiro, pelo telefone
(85) 3878 – 2999 ou através do e-mail financeiro@aspec.com.br

Como funciona a emissão de nota fiscal, boleto ou alteração da data de pagamento?

Deverá entrar em contato diretamente com o nosso setor financeiro, pelo telefone
(85) 3878.2999 ou através do e-mail financeiro@aspec.com.br

Folha de Pagamento

Como gerar o arquivo do SIOPE na versão Web?

Dirija-se ao menu Utilitários, clique no submenu Exportação de Dados e em seguida clique em SIOPE. Na tela seguinte, informe o ano e o bimestre, após clicar em gerar.

Como enviar o SIM na versão Desktop?

Dirija-se ao menu Utilitários, clique, então, no submenu Exportação de Dados e depois em Gerar SIM. Por fim, selecione o mês, o ano, datas das folhas, selecione os vínculos a serem enviados, desmarque os avisos e clique no botão OK.

Como gerar um relatório de Resumo Geral na versão Web?

Dirija-se ao menu Relatórios, clique no submenu Folha de Pagamento e em seguida clique em Resumo Analítico. Por fim, escolha o modelo Resumo Geral. Ainda neste menu, há outras opções de relatórios que também trazem o resumo, seja separado por Órgãos, Órgão/Fonte, Órgão/Setor, Órgão/Lotação, Por vínculo, Apenas por fonte, e ainda, o Resumo anual.

Como cadastrar os dependentes dos funcionários na versão Desktop?

No atalho Funcionários, busque através do botão Localizar, ou utilizando o Atalho F3 do teclado, o(a) servidor(a) que deseja inserir as informações dos dependentes. Com a aba do cadastro de funcionários aberta, clique no botão Dependentes e em seguida clique no botão Novo. Preencha as informações solicitadas e quando finalizar o preenchimento clique no botão Salvar.

Atenção: É de preenchimento obrigatório o campo CPF para os dependentes que se enquadram na dedução do IRRF, para assim serem informados ao E-SOCIAL. Sem o devido preenchimento, as informações não serão repassadas para o E-SOCIAL.

Como atualizar o sistema Aspec Folha?

Baixe a versão em nosso site Downloads > Versões do Aspec Folha, feche o sistema em todas máquinas, descompacte o arquivo e execute.

Como gerar o arquivo para o Portal do Servidor/Transparência?

No menu Utilitários, selecione a opção exportação de dados e em seguida a opção portal do servidor/transparência. É necessário fazer a seleção do mês e dos tipos de folha (Normal, Complementar e Décimo). Após entrar no portal do servidor, selecione no menu Utilitários, a opção importar remessas e siga o passo a passo. Já no portal da transparência, selecione a opção importar e siga o passo a passo.

Como gerar relatório de margem consignável ?

Antes de gerar o relatório, verifique se já estão configuradas no sistema as rubricas que incidem para a margem consignável. No menu Relatórios, selecione a opção Folha de pagamento e depois selecione a opção Margem consignável,  selecione a opção Gerar declarações “sim”, em seguida selecione a opção do Banco da consignação.

Como fazer o backup do sistema?

No menu Utilitários, selecione a opção Cópia de segurança, em seguida selecione a opção Criar/Restaurar backup. Perceba que ele automaticamente traz a opção “reserva” selecionada. Portanto, de acordo com a sua necessidade, selecione qual opção deseja (backup reserva ou backup principal) e clique na opção Backup. Esse arquivo será gerado dentro da pasta Aspec Folha, na pasta “BKP”.

Obrigações Municipais

O que é SIAFIC?

O SIAFIC é um sistema único de registro dos atos e fatos da administração orçamentária, fiscal e de seguridade social de cada ente público, e não um sistema único de gestão. O SIAFIC de cada ente deve ter diferentes perfis de acesso, em que cada usuário possui permissão para fazer alterações somente nos dados pertencentes ao seu órgão público. 

O fato da Prefeitura e Câmara Municipal utilizarem o mesmo sistema, não significa que a Prefeitura tem poder sobre o gerenciamento de contas do Poder Legislativo e vice-versa. 

Para isso,o sistema deve obrigatoriamente prever perfis de acesso, com regras rígidas de controle. O Aspec Contábil SIAFIC é adequado à legislação e possui a segurança necessária para a gestão municipal de cada Órgão Público.

Quais obrigações precisam ser entregues mensalmente pelos municípios?

Mensalmente são divulgadas, através do e-mail e redes sociais, a lista de obrigações que devem ser entregues. Confira o nosso Calendário de Obrigações Contábeis 2023

Softwares

Como saber se a versão está atualizada?

No canto superior direito do sistema, localize a versão. Feito isso, acesse aspec.com.br/downloads/versoes/ e verifique se o seu sistema está atualizado.

Como atualizar a versão?

Acesse aspec.com.br/downloads/versoes/ baixe e salve o arquivo no diretório \Aspec\VerAtual|Entrada. Em seguida, execute o sistema para concluir a atualização. 

Atenção: Para atualizar a versão do sistema Aspec, todos os usuários devem fechar o sistema.

O que é instalação e como realizar a sua identificação ?

A instalação é o meio pelo qual seu sistema está instalado e ela pode ter vários entes públicos (PM, CM, SAAE). Para identificá-la, verifique a letra S + número exemplo (S12345), localizada no canto superior direito após a versão.

Como atualizar a data de liberação dos sistemas?

É preciso entrar em contato com o nosso setor de atendimento ou acessá-la diretamente na atualização do sistema.

Como atualizar as datas de movimentação dos sistemas?

Dentro do sistema, acesse Configuração > Configuração de datas e Incluir.

Como gerar dados para o Portal Aspec Transparência?

No sistema Aspec Contábil, acesse Gerenciamento Operacional > Portal da Transparência > Remeter Dados.

Quais as especificações dos softwares?

As especificações de cada sistema encontram-se disponíveis no nosso site, em Downloads> Especificação de Produtos.

Como realizar o download das novas versões?

As versões são publicadas no nosso próprio site, em Downloads > Versões dos softwares ou downloads > Versões do Aspec Folha, sendo este último dedicado apenas ao sistema de folha de pagamento.

Como alterar senhas?

Acesse o sistema Aspec com a senha mestre, vá em Configuração Geral e mude a senha do usuário, selecionando usuário > alterar senha.

Qual a plataforma de funcionamento do software?

O sistemas Aspec estão aptos a funcionarem no Windows.

Como solicitar a visita de um técnico à entidade/órgão público?

Entre em contato diretamente com a sua Unidade de Negócios, através dos contatos disponíveis em nosso site, em Contato > Fale Conosco.

Como funciona a implementação?

A implementação dos sistemas Aspec podem ser feitas presencialmente ou através de acesso remoto, com tempo de conclusão em até 2h.

Quais são os requisitos da infra-estrutura para o uso dos sistemas?

É ideal que o computador possua o sistema operacional Windows mais atualizado, 16gb de memória e HD 1TB.

Qual a diferença entre o backup reserva e o principal?

O backup reserva é o mais comum, usado para salvar a cópia do banco de dados e por vezes pode ser solicitado pelo suporte técnico para consultas no seu banco. O backup reserva deixa seu acesso normal, sem restrições, pois trata-se de uma cópia.

Já o backup principal deixa seu banco de dados reserva, apenas para consultas. É possível consultar dados, relatórios, gerar arquivos, entre outros. Ele geralmente é feito em casos de mudança de computador, servidor, formatações ou pode vir a ser solicitado pelo suporte técnico para análises mais complexas.

Tributário

O sistema permite a emissão de Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas – NFS-e?

O sistema Aspec Tributos permite a emissão da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica Avulsa, exclusivamente para prestadores de serviços pessoa física. No entanto, possui integração completa com o sistema Aspec Nota Fiscal, que permite a emissão e gerenciamento de NFS-e, assim como a escrituração e recolhimento do ISS pelas instituições financeiras através da Declaração Eletrônica das Instituições Financeiras – DESIF. 

Todo esse fluxo pode ser acompanhado em tempo real pelo sistema Aspec Tributos, permitindo a visualização e fiscalização de documentos e notas geradas pelos prestadores de serviço do município.

É necessário realizar backup diariamente de forma manual?

Não. O sistema Aspec Tributos possui rotina de backups diária totalmente automática e em nuvem, sem a necessidade de manutenção de servidor próprio pelo município. Todos os backups ficam armazenados em um data center, podendo ser acessados a qualquer momento sem nenhum custo adicional.

É possível acessar o sistema através de dispositivos móveis?

Sim, pois a plataforma utiliza uma tecnologia denominada Auto Response que faz com que o sistema se adapte ao tamanho da tela do usuário, seja em um computador, celular ou tablet. Dessa forma, os usuários poderão acessar em qualquer plataforma com acesso à internet.

O sistema aceita pagamentos via PIX?

Por possuir integração com as principais instituições financeiras do Brasil, o sistema permite a arrecadação via PIX, facilitando assim o pagamento pelos contribuintes de todas as receitas municipais.

Como é feita a validação dos documentos emitidos pelo sistema?

Os documentos emitidos pelo sistema possuem duas formas de validação: através do QRCODE e/ou de um identificador próprio. O primeiro pode ser validado através de qualquer leitor de QRCODE, inclusive câmera de celular. E a segunda forma é através do Portal do Contribuinte, onde o usuário poderá informar os dados do documento em um validador disponibilizado e o mesmo informará se o documento é verídico ou não.

Por que as empresas optantes do Simples Nacional costumam aparecer nos relatórios como inadimplentes?

Sabendo que os contribuintes estão sujeitos a uma forma de recolhimento diferenciada e que é competência tributária do município arrecadar e cobrar o ISS, cabe ao servidor municipal, que possui acesso ao gerenciador financeiro do Banco do Brasil, baixar os arquivos DAF 607 e em seguida importar para o sistema. 

Após executar essa rotina, o sistema fará o cruzamento das informações e deverá dar baixa nos créditos conforme os pagamentos efetuados pelos contribuintes no Programa de Arrecadação do Simples – PGDAS. Enquanto este procedimento não for realizado ou se o contribuinte estiver, de fato, em falta com recolhimento do imposto, seu nome constará no relatório de inadimplentes.

Por que o sistema não emite DAM para recolhimento de impostos e contribuições federais (IRRF/INSS)?

O IRRF, por exemplo, como o próprio nome já diz, é retido na fonte, mas também pode ser cobrado mediante um DARF, ou seja, Documento de Arrecadação Federal, visto que o ente competente para arrecadar e cobrar esse tributo é o Governo Federal. Além disso, percebe-se que o DAM é um Documento de Arrecadação Municipal.

Os Estados e Municípios, através do inciso I do art. 158 da Constituição Federal, tem autorização para reter o Imposto de Renda dos serviços por eles tomados, observados os casos e percentuais estabelecidos pelo Regulamento do Imposto de Renda, devendo esse procedimento ser realizado por meio de retenção no momento do pagamento. Observe que a Receita Federal não irá cobrar o contribuinte caso a retenção não seja feita, papel este que também não será destinado  ao município. Caso a retenção não seja feita, somente a autoridade administrativa competente poderá emitir e cobrar o imposto (art. 142 do CTN – Código Tributário Nacional).

Em síntese, não se deve confundir com Imposto de Renda Retido na Fonte arrecadado pela União, Estados e Municípios, o Imposto de Renda produto de recolhimento que é devido somente a União.

Por que o sistema não deve inscrever os contribuintes automaticamente em dívida ativa?

A Dívida Ativa, consiste num procedimento administrativo vinculado de responsabilidade da autoridade administrativa competente, e sua inscrição é realizada no momento que esta autoridade entender oportuno, desde que não ultrapasse 5 (cinco anos) da sua emissão e atenda aos requisitos da Lei de execuções fiscais nº 6.830/80: Crédito constituído; Vencido; Inscrito na repartição competente.

Portanto, entende-se por inscrição em dívida ativa um processo administrativo que visa principalmente verificar o controle da legalidade, por esse motivo não se deve realizar procedimentos automáticos sem a devida apreciação bem como autorização dos servidores pertencentes à repartição qualificada para tal ação.

Qual a data correta para inscrição de créditos vencidos na dívida ativa do município?

Muitos operadores da matéria tributária no âmbito dos municípios, de forma equivocada, entendem que o município deve inscrever obrigatoriamente os débitos vencidos de todos os contribuintes em 31 de dezembro do exercício de seu lançamento. Ressaltamos que de acordo com legislação vigente não há essa obrigação. A data conveniente para inscrição em dívida ativa seria pelo menos trinta dias após vencido o tributo, período considerado razoável para reclamação do tributo lançado e/ou posterior
pagamento com acréscimo de multa, juros e correção.

No entanto, conforme consta no art. 201 do Código Tributário Nacional – CTN, uma das condições para que o crédito possa ser inscrito em dívida ativa é que seu prazo para pagamento legal esteja esgotado, ou seja, é totalmente possível inscrever o débito em dívida ativa desde o primeiro dia de seu vencimento até o prazo de 5 anos após a data de sua emissão.

Por que não é possível emitir o DAM de parcelas futuras referente a um acordo de parcelamento?

Isso ocorre principalmente quando a correção monetária ou os juros de mora incidentes sobre o débito parcelado são atrelados a algum índice de inflação que depende da disponibilização pelos órgãos competentes vinculados ao Governo Federal, como o IBGE e o Banco Central, por exemplo. Por isso, torna-se inviável a geração de um DAM de parcelas futuras, haja vista que ainda não foram divulgados os valores dos índices para tal período, pois os mesmos somente são apurados após o encerramento da competência. Além disso, possuem datas para serem divulgados, impossibilitando, desta forma, a aplicação correta da correção monetária ou dos juros sob o montante devido.

No entanto, para aqueles municípios cujo a legislação determina que a correção monetária ou os juros de mora sobre os créditos em atraso sejam atualizados através de um percentual fixo mensal, é possível realizar a emissão de todas as parcelas futuras, pois o sistema já tem esses valores pré-fixados e consegue fazer a cálculo corretamente com projeção futura de valor.

Videoteca Aspec

Como fazer o login?

A Videoteca Aspec é um benefício exclusivo para clientes e encontra-se disponível em nosso site: aspec.com.br/beneficios/videoteca-aspec/. Para fazer login, basta informar o email e senha cadastrados.

Como fazer o cadastro?

Caso ainda não tenha acesso, é preciso registrar-se. Acesse a página aspec.com.br/beneficios/videoteca-aspec/cadastrar-usuario/ e siga o passo-a-passo fornecido abaixo do formulário.