5 atividades fundamentais para um bom controle de almoxarifado no setor público

Em qualquer organização, seja privada ou pública, o armazenamento dos itens é de extrema importância para o desenvolvimento da gestão. Através do controle de almoxarifado adequado, é possível evitar o desperdício e a perda de materiais, que para o setor público municipal, significa uma forma importante de conter despesas.

Os almoxarifados são locais que guardam e conservam materiais. É de extrema importância que o seu gerenciamento seja eficiente, no intuito de minimizar os custos com o armazenamento dos estoques, bem como melhorar a qualidade do atendimento. E como isso pode ser feito? Listamos algumas ações necessárias:

• Evitar perdas/furtos/roubos;
• Maximizar a utilização do espaço físico disponível;
• Prover treinamentos aos colaboradores envolvidos no procedimento;
• Movimentar os materiais de forma eficiente.

Para o bom controle de almoxarifado e a execução correta dos objetivos, existem 5 atividades básicas que formam um processo que deve ser seguido. São elas: recebimento, classificação, armazenagem, distribuição interna e movimentação.

1. Recebimento dos materiais

O recebimento de um material é a etapa intermediária entre a compra e o pagamento ao fornecedor. Após o recebimento, ou liquidação da despesa, é que o pagamento é autorizado.

Ele é comumente dividido nas seguintes etapas:

• Entrada de materiais: nesta etapa, a pessoa responsável por receber o material assina o documento fiscal informando que acompanha aquele determinado item;
• Conferência quantitativa: verificação da quantidade entregue, em comparação com a quantidade declarada pelo fornecedor na nota fiscal;
• Conferência qualitativa: verificação das especificações técnicas do objeto entregue, em comparação com o que foi solicitado (marca, dimensão, modelo);
• Regularização: resultado lógico das fases anteriores, que pode originar as situações de entrada de material, devolução de material (parcial ou total) e reclamação junto ao fornecedor pela falta de material.

Nos Órgãos Públicos, por ocasião do recebimento, três informações referentes às especificações dos materiais devem ser levadas em consideração, verificando sua conformidade: informações constantes da nota de empenho, informações constantes da nota fiscal, dados da mercadoria efetivamente entregue.

2. Classificação dos materiais recebidos

O principal objetivo da classificação dos materiais é manter a organização no controle do almoxarifado. Por isso, algumas ações são importantes para que se possa evitar a duplicidade de informações ou que elas fiquem desatualizadas. A principal ação é identificar o item da forma correta.

É preciso especificar o material, informando um nome básico, como: caderno, cadeira, mesa, etc. Feito isto, acrescente um nome modificador, uma espécie de complemento, por exemplo: caderno de brochura ou tubo de aço.

Nesta etapa também se faz necessário acrescentar características físicas dos materiais, como peso e cor. Além dessas informações, a utilização de códigos também gera agilidade e segurança no processamento das informações.

3. Armazenagem dos itens

É a organização das operações que vão manter e guardar de forma adequada os materiais, para que eles encontrem-se em condições de uso até o momento em que precisem ser utilizados. A armazenagem possui duas categorias: simples e complexa.

A armazenagem simples envolve os materiais que, por características físicas ou químicas, não demandam cuidados especiais. Já a armazenagem complexa envolve os materiais que precisam de medidas especiais, visto que seus aspectos físicos ou químicos precisam de um cuidado especial.

Alguns aspectos que justificam o uso da armazenagem complexa são:

• Físicos: fragilidade, volume, peso ou forma.
• Químicos: inflamabilidade, explosividade, oxidação, volatização, intoxicação, radiação ou perecibilidade.

Tais materiais precisam de uma infraestrutura específica, como: equipamentos de prevenção de incêndio, ambientes climatizados, ambientes com controle de temperatura e umidade e equipamentos de proteção individual (EPI) a serem utilizados pelos funcionários que lidam diretamente com os objetos.

4. Distribuição interna de materiais

É a última atividade do controle de almoxarifado, sua finalidade é fazer o material chegar em perfeitas condições ao usuário final. Nos órgãos públicos, a distribuição interna se dá através de dois processos de fornecimento: por pressão ou por requisição.

O fornecimento por pressão é de uso facultativo, em que há a entrega do material ao usuário conforme tabelas de provisão previamente estabelecidas pelo setor responsável, em épocas definidas. Essas tabelas geralmente são preparadas para: materiais de limpeza, materiais de expediente e gêneros alimentícios.

Já o fornecimento por requisição é o processo mais comum, em que se entrega o material conforme apresentação de uma requisição ou pedido de material, de uso interno. Através desse método bastante utilizado, é comum determinar um dia específico da semana para que as requisições sejam entregues aos almoxarifados.

5. Movimentação e transporte de materiais

Esta etapa também faz parte da última atividade do controle de almoxarifado e está intimamente ligada com a distribuição de materiais.

Seu principal objetivo é obter um fluxo eficiente dos materiais nos almoxarifados. Sua eficiência deve observar algumas regras básicas, chamadas de leis da movimentação dos materiais:

• Flexibilidade: Empregar equipamentos que possam ser utilizados na movimentação de diversos tipos de cargas;
• Menor custo total: Escolher equipamentos levando em consideração os custos totais e o tempo de vida útil;
• Manipulação mínima: Evitar a manipulação dos materiais no decorrer do ciclo de processamento e utilizar, sempre que possível, o transporte automatizado ou mecânico;
• Mínima distância: Reduzir ao máximo as distâncias na movimentação e evitar trajetos em zigue-zague;
• Máxima utilização do espaço disponível: Aproveitar ao máximo o espaço disponibilizado;
• Máxima utilização dos equipamentos: Utilizar ao máximo os equipamentos disponíveis;
• Obediência do fluxo das operações: Para facilitar o fluxo de produção, deve-se adotar trajetórias de movimentação dos materiais;
• Máxima utilização da gravidade: Sempre que possível, use a gravidade para a movimentação dos materiais;
• Padronização: Usar equipamentos padronizados, que possam facilitar a manutenção e o intercâmbio de sobressalentes;
• Segurança e satisfação: Promover a segurança dos colaboradores e reduzir a sua fadiga.

A importância da utilização de um sistema de gestão

Através de um sistema de gestão, o controle de almoxarifado torna-se mais prático e proveitoso, visto que você terá em mãos dados completos e detalhados, que permitirão o melhor gerenciamento do fluxo dos materiais em estoque.

Seu uso traz diversos benefícios, os quais podemos citar alguns:

• Otimiza o processo de compras;
• Facilita o controle de fornecedores;
• Auxilia o planejamento financeiro anual;
• Evita desperdícios e prejuízos financeiros;
• Controla e gerencia o inventário;
• Fornece relatórios precisos.

Através do uso de uma tecnologia de qualidade, o gestor evita o desperdício de recursos públicos e garante a geração de informações confiáveis.
Para auxiliar a gestão de materiais, desenvolvemos um sistema de almoxarifado que controla todo o processo de compras públicas, de forma segura e assertiva.

Conheça mais informações detalhadas sobre o Aspec Almoxarifado.