Pontos essenciais sobre o Fechamento de Contas de Governo de 2022

O que muda em dezembro?

No dia 31 de dezembro se dará o encerramento do exercício financeiro municipal e a obrigatoriedade de atender a legislação em vigor, para a elaboração das prestações de contas de governo.

É importante que o município determine via portaria ou decreto o cumprimento de prazos para a entrega de documentos ao setor contábil, visando a padronização e a eficiência do fechamento de contas do exercício financeiro de 2022 e a consequente abertura do exercício financeiro de 2023.

É essencial que o ente público leve em consideração a sua realidade, que certificará a perfeita conformidade do registro contábil das transações efetuadas no exercício.

O que fazer durante esse período de fechamento de contas?

Para prestar contas o ente precisará elaborar e entregar os demonstrativos contábeis exigidos pelas leis que regem as finanças públicas. São elas:

• a Lei 4320/64;
• a Lei de Responsabilidade Fiscal;
• e as demais declarações acessórias cobradas por órgãos e instituições.

Para garantir que as informações prestadas nos relatórios sejam fidedignas à execução orçamentária, financeira e patrimonial do exercício, o departamento de contabilidade pública precisará receber informações de outros departamentos da entidade e de outras organizações.

Na maioria das vezes esse processo não é eficiente, com isso as informações não chegam em tempo hábil para a elaboração dos demonstrativos e dos relatórios contábeis.

Por isso, é aconselhável elaborar um checklist amparado pela portaria ou decreto, solicitando com antecedência a posição dessas informações aos órgãos e entidades responsáveis, tais como: posição das dívidas fundadas, precatórios, dívida ativa, inventário, saldos bancários, dados de consórcios, Autarquias e Câmara, além dos relatórios do RPPS.

Quais os cuidados necessários para um bom fechamento de contas de governo?

1. Divergência de Informações

Existem rotinas paralelas ao fechamento de contas de governo e à abertura do exercício seguinte que são realizadas pelos profissionais de contabilidade ou sob a orientação do mesmo, que requerem especial atenção para uma boa prestação de contas.

Ao longo do exercício, costumam ocorrer algumas divergências entre as informações presentes nos sistemas de contabilidade e nos demais sistemas de informações, que necessitam de ajustes.

Podemos citar como exemplos:

• No sistema financeiro: as pendências de conciliações bancárias;
• No sistema de patrimônio: bens cadastrados e inexistentes;
• No sistema tributário: estoque de dívidas desatualizado ou divergente;
• Além de outras possibilidades de correções que podem e devem ser realizadas no momento do encerramento do exercício, como: despesas sem documentos comprobatórios inscritas em “responsabilidades”, restos a pagar inscritos sem documentação e outros.

Essas são situações que comprometem a qualidade da informação e dificultam a análise das contas de governo por parte dos Tribunais de Contas. Isso poderá ocasionar em posterior comprovação dos atos executados e originar problemas para a entidade e/ou o gestor.

2. Cálculo dos limites constitucionais e legais

Os cálculos dos limites constitucionais e legais devem ser observados e ajustados imediatamente, caso necessário.

É válido lembrar que de janeiro a novembro os percentuais são calculados pela despesa liquidada e em dezembro pela despesa empenhada. Os percentuais estabelecidos em lei são os seguintes:

• Educação: MDE 25% e Fundeb 70%;
• Saúde: 15%;
• Despesa de Pessoal: até 54% da RCL;
• Dívida Consolidada: 120% da RCL.

3. Acompanhamento e controle de despesas

O acompanhamento e o controle de despesas por fonte de recursos evitará a realização de despesas sem lastro financeiro, ou seja, as despesas serão quitadas dentro do exercício financeiro vigente e caso sejam inscritas como restos a pagar, terão recursos suficientes para a quitação.

Caso seja necessário, a administração municipal poderá realizar cancelamentos de empenhos não liquidados e/ou contingenciamento de despesas não obrigatórias. No caso de cancelamento de restos a pagar processados por prescrição quinquenal, ou empenhos não processados e não liquidados em dois exercícios financeiros, elabora-se um processo administrativo contendo motivação legal e documentação comprobatória.

4. Repasse da transferência (duodécimo) ao Poder Legislativo

O repasse da transferência (duodécimo) ao Poder Legislativo é acompanhado pelos órgãos de controle interno e externo e pode comprometer a gestão ao final do exercício financeiro.

Assim como os limites constitucionais, faz-se necessário que o setor contábil esteja atento aos valores do repasse da seguinte forma:

• Conferir se os repasses estão de acordo com o montante estabelecido na Lei Orçamentária Anual (LOA), em 12 parcelas até o dia 20 de cada mês;
• Atentar se, porventura, ocorrer sobras de recursos financeiros após a inscrição de restos a pagar. Caso aconteça, o Poder Legislativo terá que devolvê-las aos cofres do Poder Executivo ao fim do exercício.

5. Controle dos recursos vinculados

Sugere-se que seja realizado o controle rigoroso dos recursos vinculados e a execução fidedigna ao objeto descrito em sua finalidade original.

Caso ocorra uma aplicação fora do previsto, é importante garantir a legislação que flexibilizou essa alteração e a documentação comprobatória para compor os processos de pagamentos enviados aos Tribunais de Contas.

6. Convênios e contratos

É crucial que a entidade faça o levantamento de todos os convênios e contratos de repasse existentes com as devidas prestações de contas completas ou parciais, guardando documentos originais ou autenticados da execução e comprovação da quitação.

7. Comprovação de exigências

É imprescindível que as exigências de transparência dos instrumentos de planejamento, bem como as da execução orçamentária, sejam cumpridas dentro do prazo e sejam facilmente comprovadas por e-mail, certidões, imagens ou outros meios das audiências públicas realizadas.

 

O que pode ocasionar possíveis falhas de gestão no decorrer do exercício?

Seguindo todos esses procedimentos, os entes públicos poderão gerar uma informação confiável e de qualidade para os Tribunais de Contas e também para a sociedade.

Diante de tantas ações e procedimentos a serem observados, a adoção de tecnologias que tornem os processos internos mais rápidos, resguardando a qualidade e segurança das informações, torna-se fundamental. É nesse sentido que um Sistema de Contabilidade Pública ganha um papel fundamental na rotina dos gestores municipais.

Autora: Sílvia Lima, Analista de Negócios da Aspec Informática, Graduada em Contabilidade Pública (UECE) e Graduanda em Ciências Contábeis (Estácio Fic).